이카운트 ERP 컨설팅 : 기안서 결재 및 전자계약

 

안녕하세요. 이카운트 ERP 컨설팅 전문기업 중원컨설팅 입니다.

 

 

이카운트 ERP 내에서 기안서를 작성하고 결재까지 받을 수 있는 기능과 전자 계약서를 작성할 수 있는 기능 잘 사용하고 있으신가요?

 

 

요즘은 사무실에 종이 서류를 모두 없애고 전자 문서로 대체하는 페이퍼 리스(Paperless) 환경을 많이 도입하고 있는 만큼 처음 세팅만 잘 해두면 해당 기능을 유용하게 사용하실 것으로 예상됩니다.

또한, 회사가 ERP를 도입하는 많은 이유 중 하나는 종이를 대체하고 클라우드에 저장하기 위해서 이기도 합니다.

 

이번 글에서는 그룹웨어 - 전자결재 메뉴와 관리 - 전자근로계약 메뉴에 대하여 알아보도록 하겠습니다. 

 

 

그룹웨어 - 전자결재

 

먼저 회사가 사용해야 할 기안서를 등록해 보겠습니다.

 

기초자료등록 - 공통양식등록 에서 신규 버튼을 클릭하여 새로운 기안서 양식을 등록합니다.

양식명을 입력하면 화면 설정 창으로 넘어가는데요,

 

기안내용 설정부터 확인해 보겠습니다.

직접 표, 사진 등을 추가하여 만들어도 되지만, 워드나 한글 파일 등에 저장되어 있는 회사 양식이 있다면 그대로 복사하여 붙여넣기가 가능합니다. 

 

만약 가져온 양식 중

위와 같은 표가 있다면 제거해주세요. 전자결재이므로 기안서 저장시 해당 결재칸은 자동 생성이 됩니다.

 

간혹 한글 파일에서 복사하여 붙여넣기 한 자료 중 표의 선이 끊어지거나 선 두께가 일부 달라지는 등의 문제가 있을 수 있습니다. 이때 표의 테두리, 행과 열 추가/삭제는 자유롭게 가능하므로 알맞게 수정해 주시면 됩니다.

 

기안 내용 수정을 마쳤다면 기안서 상단의 항목을 설정해 보겠습니다.

만약, 여러 기안서에 공통된 결재라인이 있다면 기초자료등록 - 결재설정 - 결재라인등록 에서 원하는 결재라인을 등록한 뒤 해당되는 기안서에 설정해 주시면 됩니다.

 

기안서 양식을 모두 등록했다면 기안서작성 메뉴에서 등록된 기안서를 확인하고, 작성할 수 있습니다.

작성할 양식명을 클릭하고 결재라인을 확인한 뒤 내용을 작성해 주세요.

 

기안서를 저장하게 되면 결재라인에 등록해 둔 사용자에게 알림이 전달되며, 앱푸시, 메신저, 쪽지, 카카오톡, SMS로 알림 설정이 가능합니다.(단, 카카오톡, SMS 알림은 유료) 

별도로 전결, 후결 설정을 하지 않았다면 결재라인에 있는 모든 결재자가 확인을 하고 반려 없이 결재해야 해당 기안서는 결재 완료됩니다.

 

기안서 양식을 등록하지 않고 이카운트 ERP 메뉴에 있는 전표를 첨부할 수도 있습니다.

 

만약 발주서에 대하여 결재를 받아야 한다면 기안서 결재문서에서 발주서 전표를 첨부하면 됩니다.

여기서 전표가 첨부되는 형태는 발주서조회 메뉴에서 인쇄 버튼 클릭 - Option - 조건양식설정 에서 가장 우선순위로 되어있는 양식이 기안서에 첨부되므로 참고 바랍니다.

 

결재가 이루어지고 있을 때 내용을 수정하면 안되기 때문에 연결된 전표는 수정이 불가능 합니다.

아래 사진은 위 전자결재 발주서 예시에서 첨부한 발주서 전표입니다. 아래와 같이 해당 전표를 확인해 보면 저장 버튼이 사라져있는 것을 확인할 수 있습니다.

 

추가로, 

혹시 '법인차량 운행 기록부'를 기안서 제출로 관리하고 있으신가요?

기안서로 관리하셔도 되지만 '그룹웨어 - 공유정보 - 외근조회' 메뉴에서 운행기록을 따로 관리하는 방법도 추천합니다.

최근 문의주신 고객님이 기안서 세팅을 의뢰하셨을 때 법인차량 운행기록은 기안서가 아닌 외근조회 메뉴로 안내드렸습니다. 해당 메뉴에 관하여 작성한 글이 있으니 참고바랍니다.

 

https://jungwonconsulting.com/66

이카운트 ERP 컨설팅 : 외근 법인차량 운행 기록 관리(업무용 승용차 운행 기록부)

 

 

관리 - 전자근로계약

근로계약서, 일용직 근로계약서, 프리랜서 고용계약서, 비밀유지서약서 등 근로계약과 관련된 문서를 전자로 처리하는 메뉴입니다.

 

참고로, 회계Ⅱ 전자계약 메뉴도 이와 동일한 메뉴입니다.

근로계약과 일반계약의 구분을 위해 나누어 둔 것이니 근로계약 이외의 계약이 있다면 회계Ⅱ에서 작성하시면 됩니다.

 

관리 - 전자근로계약 - 근로계약서진행단계 에서신규 계약에 해당하는 PDF 파일 등록 후 서명란 설정과 수신인 등록까지 마치면 계약 요청을 할 수 있습니다.

이후 계약 당사자가 정보 입력과 서명을 마치면 전자계약이 완료됩니다. 

 

 

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ERP프로그램이 아닌 종이 서류로 결재를 관리하고 있다면 이번 기회에 전자결재도 고려해 보는것은 어떠실까요?

 

당사가 사용하는 방식과 이카운트 ERP프로그램의 모든 기능에 대하여 어떻게 효율적으로 적용하여 구현할 수 있는지 고민이 있으시다면, 

혹은 ERP프로그램을 사용하고 싶지만 우리 회사가 원하는 기능은 구현이 힘들 것 같다고 염려되는 부분이 있다면 이 또한 함께 고민해 드리겠습니다. 

 

아래 전화·카카오채널·네이버톡톡으로 문의주시면 상세하게 안내드리겠습니다.

 

 

감사합니다.