안녕하세요 중원컨설팅입니다.
오늘은 기존에는 경영박사를 사용하시다가 이카운트ERP로 활용을 원하시는 분들이 있어 아래와 같이 컨설팅 진행하였습니다. 추후 식자재 유통 및 제조를 하시는 분들은 제가 아래와 같이 많든 체크리스트를 활용하여 저희 중원컨설팅과 상담 진행해주시면 좋을 것 같습니다.
0. 자료이관
기존 솔루션에서 신규 솔루션으로 넘어가려면 우선적으로 자료이관(마이그레이션)처리를 어떻게 해야 할 지 부터 결정 되어야 합니다.
자료이관은 아래와 같은 기준으로 결정해주시면 됩니다.
1) 우리가 앞으로 사용할 신규 솔루션에서 꼭 조회가 되어야 하는지.
기존에 입력해놓은 데이터는 엑셀로 추출하여 별도로 엑셀에서도 조회가 가능합니다. 다만 이렇게 하게 되면 조회가 너무 불편해질 수 있기 때문에 가능하면 신규 솔루션에서 조회를 하는 것이 좋기는 합니다.
2) 얼마나 오래전 자료까지 조회되어야 하는지
사실 많은 업체들이 최근 1~2년 자료만 조회하지 엄청 옛날 자료를 자주 조회하지는 않습니다. 그러면 최근자료만 이관하는게 어떤지도 고민해보셔야 합니다. 자료이관하는 양에 따라 이관 비용이 달라질 수 있기 때문입니다.
3) 과거 자료가 정말 유의미한지
사실 새로운 솔루션으로 넘어오는 이유가 과거 솔루션에 기입된 데이터가 명확하지 않아서 일수도 있습니다. 이경우는 굳이 옛날자료를 넘기는게 의미가 없을 수도 있습니다
1. 수입관리, 회계 환율관리 (부대비용관리)
보통 식자재 유통하시는 분들은 해외에서 수입하시는 경우가 많은데 이때 많은 경우 보통 엑셀등에 따로 인보이스별 각종 부대비용 관리를 별도로 하는 경우가 많습니다. 이카운트의 경우 회계2 > 수입비용의 메뉴에서 각 인보이스별 부대비용 항목(예를들어, 운송비/관세/하역비 등)별 금액을 작성할 수 가 있습니다.
추후 수입비용관리대장에서 각 인보이스별 부대비용항목별 금액을 확인 할 수가 있고 원하시면 이를 각 품목별 원가에 녹일 수 있습니다.
2. 원가관리 식품제조를 외주생산 및 직생산 하는 케이스가 있는지. 혹은 세트상품처리 (예. 소스생산, 소분)
식품제조를 하시는 분들은 원재료를 매입하신 후 소분 또는 배합 공정 등을 통해 제품을 생산하시는 경우가 있는데요 이 경우 이카운트의 생산기능을 쓰시면 관리가 가능합니다.
3. 품목별 위치 설정. 창고로 나누는 것이 아닌 품목에 위치기입시 장점. 일일이 할필요 없음
식자재의 경우 창고를 분리해서 관리해야 하는경우가 있고 아닌 경우가 있는데 이를 잘 구분하여 세팅하셔야 합니다.
구분이 필요한 케이스 1: 같은 품목이더라도 여러 장소에 보관되어있어 어디에 있는지 위치 확인이 필요한경우
케이스2: 같은 품목이지만 온라인 쇼핑몰 등에서 판매가능한 경우 해당 재고를 일부는 미리 보유하고 있어야 하기 때문에 온라인창고라고 따로 만들어서 예비재고를 미리 잡아 놓아야 하는 경우
구분이 필요없는 케이스: 각 식자재별로 어디에 위치하는지 고정된 랙 번호 혹은 위치가 있는 경우. 이 경우 품목에 따라 보관된 위치가 고정되어있기 때문에 창고로 구분하는 것이 아닌 품목정보의 형태로 랙번호 혹은 창고번호를 기입하는 것이 더 효율적입니다. 위치에 따른 각 창고를 별도로 코드 등록하게 되면 추후 창고별 재고현황에서 재고를 확인할 시 시각적으로 불편함이 클 수 있습니다.
4. 쇼핑몰관리
식자재 유통하시는 분들은 대부분 카페24 또는 고도몰 등에서 쇼핑몰을 만들어서 관리하고 계십니다. 이 경우 이카운트의 쇼핑몰 연동 기능을 활용하여 주문내역을 불러오고 이를 이카운트 전표화를 하여 손쉽게 매출 및 재고와 연동되도록 세팅할 수 있습니다.
5. 품목 입고/출고 량 다름에 따른 재고관리 (대표품목/연결품목). 샘플품목 별도 단가관리
식자재의 경우 입고할때는 품목 단위 출고될때의 품목단위가 다를 수 있습니다. 예를 들어 과자가 입고될 때는 1BOX의 형태로 들어오지만 출고될 때는 1EA로 나가는 상황의 경우 때에 따라 재고를 BOX로도 보고 EA로도 볼수 있는 관계설정을 해야 할 수 있습니다.
또한 같은 수량이더라도 BOX로 한꺼번에 판매하는 경우와 EA로 판매하는 경우의 개당 단가가 다를 수 있기 때문에 이 경우에도 거래명세서를 작성할 때는 별도 품목의 별도 단가 처럼 처리하지만 실제 재고를 볼때는 합산되어 보이도록 하기 위해서라도 1BOX=25EA 와 같은 관계설정을 해야 할 수 있습니다.
6. 유통기한관리(lot). 쇼핑몰 임박할인 관련
식자재의 경우 유통기한을 관리하는 것이 중요합니다. 특히나 유통기한이 지난 것을 보유하고 있다는 것만으로도 문제가 될 소지가 있기 때문에 민감하게 관리해야 하는데요. 이를 관리할 수 있는 이카운트의 LOT 기능이라는 것이 있습니다. 예를 들어 2023년01월04에 입고된 품목의 LOT코드를 모두 2023_01_04로 등록하고 해당 코드의 유통기한을 2024월01월04일 로 등록을 하게 되면 추후 해당 유효기간이 임박할때 쯤 관련 품목만 일괄 할인처리 하여 판매한다던지 혹은 유통기한이 지난 상품의 경우 불용창고로 이동시킨다던지 처리를 할 수 있습니다.
7. 기타이동처리 (무료샘플자가사용, 불량처리. lot포함관리 가능)
식자재 바이어들에게 무료 샘플을 나눠 준다던가 혹은 불용창고에 보관하고 있는 폐기 예정 제품들을 폐기해야 할때는 판매입력에서 단가를 0으로 해서 처리하는 것이 아닌 자가사용, 불량처리 메뉴에서 처리하는게 더 일반적입니다. 별도의 메뉴에서 처리해야 추후 원가 혹은 재고 수불내역을 확인할때 정확한 사유를 확인 하실 수 있습니다.
8. 재고조정: 식자재의 경우 시간에 따라 식자재의 형태가 바뀌어 재고수량이 바뀐다던지(EX.육류건조) 혹은 수불입 재고수량을 정확히 체크하는것이 어려워 정확한 재고수량을 솔루션상에서 확인하는 것이 어려울 수 있습니다(EX.각종 소스). 이 경우 정기적인 재고실사가 필요하며 재고실사입력시 장부수량과 실제수량의 차이 분을 확인하여 이 차이수량이 얼마만큼의 변동폭이 있는지 트렌드를 확인하는 것이 중요할 수 있습니다.
9. c-portal 별도 주문수집 필요한경우(고정업체 대상 옵션)
별도 쇼핑몰을 관리하지 않으시는 경우 이카운트에서 자체적으로 제공하는 수주관리시스템인 C-PORTAL을 활용하여 고정 거래처로 부터 주문을 받을 수 있습니다. 일반 소매 고객들에게 까지 수주를 받기 위해서는 별도 온라인쇼핑몰 관리가 필요합니다.
10. 품목등록시 이미지 등록: 식자재의 경우 이미지등록을 하면 제품출고를 할때 좀더 수월하게 품목을 찾을 수 있기 때문에 권장드리는 메뉴입니다. 다만 이미지등록을 위해서는 이카운트 유료서비스인 그룹웨어를 활용하셔야 합니다.
11. 회계비용처리(카드연동, 통장연동, 국세청연동)
어느 업종에서든지 이카운트에서 회계관리를 하여 손익을 보고 싶으시다면 기본적으로 활용해야 하는 기능입니다.
입출금계좌조회/카드매입내역조회/전자(세금)계산서 메뉴에서 각각 통장사이트, 카드사이트, 홈택스 사이트와 연동하여 데이터를 가지고 올 수 있고 이를 손쉽계 자동 분개 처리를 하실 수 있습니다.
12. 급여처리(정규직, 생산 일용직급여 근무시간관리. 근태프로그램연동)
회계/급여의 경우 대부분 정해져있는 법적 기준이 있기 때문에 업체별로 큰 차이는 없습니다. 다만 제조의 경우 각 생산직 직원분들 별로 근무시간 기준이 상이 할 수 있기 때문에 이를 고려하여 세팅하는 것이 중요 할 수 있습니다.
또한 이카운트는 새콤, 캡스, KT텔레캅이 연동되기 때문에 해당 프로그램을 쓰시는 분들은 이카운트와 연동하여 근태현황을 조회하고 이를 급여에 까지 반영하는 프로세스를 가져가실 수 있습니다.
위 내용은 식자재 유통/제조업체에서 일반적으로 사용할 것으로 예상되는 메뉴 기준으로 말씀드린 것입니다. 따라서 업종이 다르신 경우 혹은 같은 업종이더라도 회사에 따라 다른 관리 포인트가 필요할 수 있으며 같은 메뉴를 사용하더라도 사용하는 방식이 미세하게 달라야 하는 경우도 많습니다. 따라서 정확한 관리포인트 확인 및 이카운트 세팅을 위해서는 별도 상담을 권장드립니다.